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Datenquelle ändern

Ab und an müssen Sie einem Serienbrief eine andere Datenquelle zuweisen. Erfahrungsgemäß führt das immer wieder zu Problemen, die oft so weit gehen, dass das ganze Dokument neu erstellt werden muss. Das lässt sich vermeiden.

Um eine neue Quelldatei mit den zu verbindenden Datensätzen einzubinden, gehen Sie so vor:

  1. Gehen Sie im Menüband ins Register Sendungen.
  2. Zuweisen der neuen Datenquelle: Klicken Sie auf Empfänger auswählen und dann auf Vorhandene Liste verwenden
  3. Im folgenden Dialog suchen Sie die neue Datenquelle aus und bestätigen sie mit Öffnen.
  4. Die neue Datenquelle ist ausgewählt. Eine weitere Bestätigung ist nicht nötig.

Namen der Seriendruckfelder ändern

Das Zusatzproblem, dass in der neuen Datenquelle einzelne Spalten andere Namen haben, als sie im Seriendokument verwendet werden, ist ebenfalls leicht zu lösen:

Klicken Sie unter Word 2003 auf das Symbol Seriendruck-Vorschau, und Word startet ein Dialogfeld mit den jetzt ungültigen Seriendruckfeldern. Dort können Sie den/die Fehler bequem korrigieren.
Word 2007/10/13 startet dieses Dialogfeld automatisch beim Zuweisen einer neuen Datenquelle, wenn nicht alle bisherigen Feldnamen auch in der neuen Quelle gefunden werden.

  1. Im Menüband Register Sendungen klicken Sie in der Gruppe Vorschau Ergebnisse auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse.
    Das Ergebnis des ersten Datensatzes wird angezeigt.
  2. Nun klicken Sie in der Menübandgruppe Schreib- und Einfügefelder auf Seriendruckfelder hervorheben.
    Die Seriedruckfelder werden grau unterlegt.
  3. Die Korrektur fehlerhafter Zuweisungen ist jetzt recht simpel:
    • Existiert ein im Hauptdokument verwenderter Feldname in der Datenquelle nicht, wird der nebenstehende Dialog eingeblendet und Sie können entwerder das Feld entfernen oder im Dropdownfeld Felder in Datenquelle das passende Feld auswählen.
      Die Änderung bestätigen Sie mit OK
    • Ist ein gültiges Feld durch ein anderes zu ersetzen, markieren Sie das grau unterlegte, flasche Feld, klicken auf Seriendruckfeld einfügen. Die Auswahl, die Sie jetzt treffen, ersetzt sofort das aktuelle Feld im Hauptdokument.

Tipp getestet unter Word 2007, 2010, 2013, 2016.

Eingestellt: 18.03.08 - Update: 19.02.2018 - Abrufe: 86.693