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Tipp 1167: Journal in Excel auswerten

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Wenn Sie das Outlook-Journal zum Dokumentieren Ihrer Arbeitszeit verwenden, können Sie die gewonnenen Daten sehr bequem mit Excel auswerten. Solange Ihnen die verfügbaren Felder wie "Beginn", "Dauer" usw. genügen, ist das auch nicht allzu schwierig.

Vorbereitung im Journal

  1. ZeigenSie das Journal als Eintragsliste an:
    • Outlook 2003/07: Auf der Symbolleiste Erweitert öffnen Sie die Dropdownliste Ansichten und klicken auf "Eintragsliste" .
    • Outlook 2010: Menüband Register Start, Gruppe Aktuelle Ansicht - Eintragsliste .
  2. Lassen Sie sich die Felder Beginn und Ende anzeigen. Wenn das Ende-Feld fehlt, gehen Sie so vor:
    • Rechtsklick auf einen Eintrag der Feldnamenzeile (z.B. Betreff).
    • Feldauswahl und Gruppe "Alle Terminfelder" auswählen.
    • Ziehen Sie das Feld Ende an die Stelle der Feldnamenzeile, an der es platziert werden soll. Zwei rote Pfeile zeigen die Position an. Zum Einfügen lassen Sie die Maustaste los.
  3. Formatieren Sie die Datumsfelder so, dass sie in Excel direkt ausgewertet werden können. Hier der Workaround am Beispiel des Feldes Beginn:
    • Rechtsklick auf den Spaltenkopf Beginn.
    • Im Kontextmenü wählen Sie Spalten formatieren…
    • Der Dialog Spalten formatieren bietet das Feld Format an. Hier wählen Sie am Besten das Format "TT.MM.JJJJ hh:mm" (siehe Screenshot)

Exportvorgang

  1. Jetzt markieren Sie die Journaleinträge, die exportiert werden sollen:
    • Um alle Datensätze zu übernehmen: Auf einen Datensatz klicken, dann Tastenkombination + .
    • Um einen Ausschnitt zu markieren klicken Sie auf den ersten zu exportierenden Datensatz, suchen mit der Bildlaufleiste den letzten Satz und klicken bei gedrückter -Taste darauf. Alle dazwischenliegenden Sätze sind markiert.
    • Um einzelne Sätze für den Export zu markieren klicken Sie sie bei gedrückter -Taste an.
    • Sie können die beiden letzten Methoden auch kombiniert einsetzen.
  2. Kopieren mit +.
  3. Wechseln in ein leeres Excel Arbeitsblatt.
  4. Einfügen mit +.

Das Problem mit der "Dauer" lösen

Das Feld "Dauer" ist leider noch immer nocht brauchbar.
Wenn die Dauer z.B. in Zelle E2 steht, tippen Sie in eine freie Zelle neben der Journaltabelle diese Formel ein:

=LINKS(E2;FINDEN(" ";E2)-1)/WENN(RECHTS(E2;7)="Minuten";1440;24)

Sie erhalten die Dauer als Anteil des Tages (5 Stunden werden z.B. 0,5). Wenn Sie mit Datum und Zeit weiterrechnen wollen, ist das ideal.
Brauche Sie aber Stunden und Dezimalanteile davon, ändern Sie den letzten Teil der Formel so ab:

=LINKS(E2;FINDEN(" ";E2)-1)/WENN(RECHTS(E2;7)="Minuten";60;1)
 

Weitere Hinweise:

Eingestellt: 11.04.11 - Update: 06.03.2012 - Abrufe: 18.779 
Platt: Ein kleines Dorf, etwas abseits des Pulkautales, mit malerischen Hügeln, ausgezeichnetem Wein und einer initiativen Bevölkerung.
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