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Tipp 1087: AutoArchivierung tunen

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Mit jedem neuen Element wird Ihr Outlook-Postfach größer. Zum Verwalten des Speicherplatzes in Ihrem Postfach können Sie die alten, zwar wichtigen, aber selten verwendeten Elemente an einen Archivspeicherort verschieben. Das gilt nicht nur für E-Mals sondern auch für Kalendereinträge usw. Die AutoArchivierung automatisiert diesen Speichervorgang. Sie können jedoch die meisten Standardeinstellungen anpassen.

Die Standardeinstellungen für die AutoArchivierung

Die AutoArchivierung …

  • verschiebt Elemente aus ihrem ursprünglichen Speicherort in Outlook in einen Archivordner, sobald sie das Ende ihrer Ablaufzeit erreichen,
  • löscht (mit einer anderen Option) Elemente, sobald diese abgelaufen sind. Diese Elemente werden nicht archiviert.

AutoArchivierung aktivieren/deaktivieren

Bei der ersten Ausführung von Outlook wird die AutoArchivierung standardmäßig aktiviert und alle 14 Tage ausgeführt. Sie können…

  • das Intervall für die AutoArchivierung ändern,
  • die Outlook-Datendatei (PST) angeben, in der die archivierten Elemente gespeichert werden.
  • bestimmen, wann Elemente in Ihren Outlook-Ordnern archiviert werden sollen.

So ändern Sie diese Voreinstellungen:

  1. OL 2010/13: Menüband Register Datei, dann Optionen.
    OL 2003/07: Menü Extras - Optionen
  2. OL 2010/13: Register Erweitert unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung klicken.
    OL 2003/07: Register Weitere, AutoArchivierung…
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage . Geben Sie die Anzahl der Tage an.
  4. Stellen Sie weiter ein:
    • Beginn: Checkbox AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen (oder vollautomatisch).
    • Bestimmen Sie die "aktive Lebensdauer" der Elemente (Elemente löschen, wenn älter als).
    • Mit Alte Elemente verschieben nach können Sie einen anderen Archivordner festlegen. Sie können aber auch die Option Alte Elemente endgültig löschen wählen. Die gewählte einstellung wird dann immer verwendet.
    • Die Schaltfläche Einstellungen auf alle Ordner anwenden hebtg eventuell schon festgelegte abweichende Definitionen für einzelne Ordner wieder auf.
  5. 2x mit OK bestätigen.

AutoArchivierung für einzelne Ordner festlegen

Bei Bedarf können Sie sämtliche Einstellungen der AutoArchivierung für bestimmte Ordner abweichend von der Standardeinstellung festlegen:

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie ändern wollen.
  2. Klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
  3. Wählen Sieim Register AutoArchivierung die gewünschten Optionen aus.
  4. Bestätigen Sie mit OK.

Tipp getestet unter Outlook 2003, 2007, 2010, 2013

Eingestellt: 20.12.10 - Update: 09.08.2013 - Abrufe: 12.303 
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