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Standardtexte beliebig oft in einem Dokument ausgeben

Textmarken sind ein nützliches Hilfsmittel, um wichtige Textstellen schnell und gezielt auszuwählen. Mit wenigen Mausklicks springen Sie beispielsweise eine Textmarke  Name  an, um den Empfänger eines Briefes einzugeben. Nützlich wäre es nun, wenn Sie den Namen nur ein einziges Mal eingeben müssten und den Inhalt der Textmarke automatisch auch an anderen Textstellen ausgeben könnten. Das Problem: Word kann eine Textmarke immer nur einmal verwenden. Wenn Sie also in der Anschrift eine Textmarke  Nachname  eingefügt haben und das Gleiche nun noch einmal in der Zeile für die Anrede versuchen, löscht Word die zuerst angelegte Textmarke und legt sie in der Zeile mit der Anrede neu an.

Mit einem Trick schaffen Sie Abhilfe: Die Feldfunktion Ref (Ref = Referenz, Verweis) erlaubt die zusätzliche Ausgabe Informationen, die Sie bereits an einer anderen Stelle in einer Textmarke eingegeben haben. Wenn Sie diese Feldfunktion nutzen möchten, um zum Beispiel einen Nachnamen mehrfach im Dokument auszugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Fügen Sie zunächst die Textmarke  Nachname  dort ein, wo der Name das erste Mal erscheinen soll. Zum Beispiel in einem Anschriftenfeld.
  • Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Inhalt der Textmarke  Nachname  erneut ausgegeben werden soll (beispielsweise in die Zeile mit der Anrede).
  • Wählen Sie das Menü Einfügen-Feld.
  • Markieren Sie die Kategorie Verknüpfungen und Verweise und wählen Sie anschließend den Feldnamen Ref aus.
  • Setzen Sie den Cursor in das Textfeld unter den Listen und geben Sie als Parameter den Namen der Textmarke ein, deren Inhalt ausgegeben werden soll (z.B.  Nachname ). In Word 2003 und XP können Sie den Namen der Textmarke direkt im Bereich Feldeigenschaften in einer Liste Textmarkenname markieren.
  • Bestätigen Sie mit OK.

Wenn an der angegebenen Textmarke bereits etwas eingegeben haben, erscheint dieser Text nun an der Stelle, an der Sie das Feld Ref eingefügt haben. Füllen Sie die Textmarke erst später aus, wird der Inhalt bei der nächsten Aktualisierung der Feldfunktion ausgelesen. Das geschieht automatisch beim Ausdruck Ihres Dokuments oder der Anzeige in der Seitenansicht. Sie können aber das Dokument mit Strg+A markieren und alle Feldfunktionen mit F9 aktualisieren.
Natürlich können Sie mit einem Ref-Feld auch mehrmals auf dieselbe Textmarke verweisen und so den Inhalt praktisch beliebig oft innerhalb eines Dokuments wiederholen..

Achtung!
Wenn Sie den Textmarke selbst ändern wollen, dürfen Sie nicht die gesamte Textmarke markieren und überschreiben, das würde sie löschen. Lassen Sie immer einen Teil der Textmarek bestehen und löschen Sie ihn erst, nachdem Sie den neuen Text eingegeben haben.
Die beste Methode: Stellen Sie die Einfügemarke unmittelbar vor die alte Textmarke, erfassen Sie den neuen Text und löschen Sie dann sofort den alten.

Eingestellt: 01.05.07 - Abrufe: 11.129